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Rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt Kamp-Lintfort

Rechtsverbindliche E-Mails können über die zentrale E Mail-Adresse

vps@kamp-lintfort.de

an die Stadt gesandt werden. Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Stadt Kamp-Lintfort eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des Weiteren können die Nachrichten an die Stadtverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt verändert werden.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Kamp-Lintfort für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Kamp-Lintfort elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 35 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgendes Verschlüsselungsverfahren wird seitens der Stadt Kamp-Lintfort unterstützt.

  • S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten Öffentlichen Schlüssel:

Öffentlicher Schlüssel der Stadt Kamp-Lintfort (.cer-Datei; base64 codiert) 2 KB

Öffentlicher Schlüssel der Stadt Kamp-Lintfort (.cer-Datei; binär codiert) 1 KB

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein muss. Die Stadt Kamp-Lintfort kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher-auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

  • Portable Document Format oder PDF Format (Dateiendung: *.pdf)
  • Rich Text Format oder RTF Format in einer ASCII- oder UTF8-Codierung (Dateiendung: *.rtf)
  • Einfaches Textformat oder TXT Format in einer ASCII- oder UTF8-Codierung (Dateiendung: *.txt)
  • Bilddateien im Format der Joint Photografic Experts Group (Dateiendung: *.jpg, *.jpeg)
  • Bilddateien im Portable Network Graphics Format (Dateiendung: *.png)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format  (Dateiendung: *.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Kamp-Lintfort und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.

Der Widerspruch kann auch durch E-Mail erhoben werden, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen und an die elektronische Poststelle der Behörde zu übermitteln ist. Die E-MailAdresse lautet: vps@kamp-lintfort.de

DE-Mail

Die Übermittlung von DE-Mails an die Stadt Kamp-Lintfort (poststelle@kamp-lintfort.de-mail.de) ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr möglich. Senden Sie eine DE-Mail an die Stadt Kamp-Lintfort, wird davon ausgegangen, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per DE-Mail wünschen. Die Stadt Kamp-Lintfort eröffnet diesen Zugang für DE-Mails eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

1. Dateianhänge

Werden Dateianhänge an die Stadt Kamp-Lintfort versandt, so ist zu beachten, dass die Stadt Kamp-Lintfort aus Sicherheitsgründen im Mailverkehr nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt. Folgende gängige Dateiformate sind aktuell zulässig:

  • Portable Document Format oder PDF Format (Dateiendung: *.pdf)
  • Rich Text Format oder RTF Format in einer ASCII- oder UTF8-Codierung (Dateiendung: *.rtf)
  • Einfaches Textformat oder TXT Format in einer ASCII- oder UTF8-Codierung (Dateiendung: *.txt)
  • Bilddateien im Format der Joint Photografic Experts Group (Dateiendung: *.jpg, *.jpeg)
  • Bilddateien im Portable Network Graphics Format (Dateiendung: *.png)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format  (Dateiendung: *.tif)

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Micrososft Office-Dateien mit Makros), werden von der Stadt Kamp-Lintfort nicht entgegengenommen.

Sollte die DE-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, welche Sie der Stadt Kamp-Lintfort übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden beziehungsweise wird die DE-Mail ungelesen gelöscht. Sie erhalten daraufhin eine Benachrichtigung, dass ihre DE-Mail nicht angenommen werden konnte.

2. DE-Mail in schriftform-wahrender Versandart nach § 5 Absatz 5 des DE-Mail-Gesetzes

Sollte durch Gesetz die Schriftform für bestimmte Schreiben angeordnet sein, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig.

Die Stadt Kamp-Lintfort hat den Zugang für schriftform-wahrende DE-Mails eröffnet. Dies ersetzt Ihre eigenhändige Unterschrift. Für die rechtsverbindliche elektronische Versendung von schriftformbedürftigen Dokumenten nutzen Sie bitte DE-Mails in der Versandoption nach § 5 Absatz 5 des DE-Mail-Gesetzes. Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der DE-Mail die Versandoption „absenderbestätigt“ gewählt wurde.

3. Schließen des DE-Mail-Postfachs

Sollten Sie Ihr DE-Mail-Postfach wieder schließen, wird um eine entsprechende Mitteilung gebeten, damit nicht weiter mit Ihnen per DE-Mail kommuniziert wird.